Cuánto tiempo deben los autónomos conservar sus facturas
Cómo hacer una factura paso a paso: todo lo que necesitas saber
Conservar las facturas es necesario para cubrirse las espaldas en caso de conflictos legales o inspecciones de Hacienda
El plazo de conservación recomendado dependerá según la normativa aplicada a cada factura
La factura es un elemento básico e indispensable para cualquier empresa o autónomo. Se trata de un documento que acredita la prestación de un servicio o de un bien a cambio de un importe económico. Por ello, cuantas más facturas se emitan, mayor será el volumen de ingresos para el autónomo.
Por otro lado, estos documentos deben cumplir con una serie de requisitos, que incluyen incorporar unos datos concretos, unos plazos límite de emisión y unas fechas recomendadas de conservación. En este artículo de NIUS nos centraremos en esta última obligación.
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Para qué sirven las facturas
Las facturas son un documento legal que avala que, como autónomo, has realizado un trabajo y has cobrado (o tienes el derecho a cobrar) por él. También especifica las retenciones que se han aplicado a tus ingresos (como el IVA).
Conservar estas facturas te puede sacar de un apuro, sobre todo, si te topas con alguno de estos dos escenarios: un conflicto legal con un cliente o una posible inspección por parte de Hacienda.
Si tienes todos los documentos necesarios debidamente archivados, podrás justificar tus actuaciones y zanjar reclamaciones.
¿Cuánto tiempo debes conservar las facturas?
Teniendo en cuenta la importancia de conservar las facturas, la pregunta que surge a continuación es: ¿durante cuánto tiempo?
Lo cierto es que el plazo de conservación dependerá del tipo de normativa que incumba a cada factura:
- La Ley General Tributaria especifica que el derecho de la administración para hacer cualquier tipo de reclamación o inspección prescribe a los cuatro años.
- El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe conservarse durante seis años.
- El IVA nos exige guardar las facturas durante los cuatro años siguientes a la presentación del modelo 303.
- El IRPF requiere guardar las facturas durante cinco años.
- Si obtienes una base imponible negativa en el impuesto de sociedades, deberás conservar las facturas durante 10 años.
Aunque esto puede resultar confuso, se puede simplificar y decir que, por norma general, lo recomendable para los autónomos es que conserven las facturas durante un plazo mínimo de seis años.