Tipos de factura, diferencias y usos

La totalidad de las compraventas que se efectúan de un bien o servicio quedan registradas en una factura. En el caso de los autónomos, las facturas son completamente necesarias, puesto que es el documento que emiten para poder cobrar el trabajo que hayan efectuado y que certifica la legalidad del pago.

Además, las facturas son elementos que facilitan la declaración del IVA trimestral que deben hacer los autónomos, ya que agilizan la recogida de todos los cobros que han tenido lugar.

Sin embargo, rellenarlas no es siempre un trámite sencillo, ya que hay distintos tipos que sirven para situaciones distintas. Cada una de las que existen presentan características y peculiaridades distintas que, a continuación, explicamos:

En total, existen seis tipos de facturas diferentes: la factura ordinaria, la factura simplificada, la factura rectificativa, la factura recapitulativa, la factura proforma y la factura electrónica.

En cuanto a la primera de ellas, la factura ordinaria, cabe decir que es la que se usa con más frecuencia y que deja constancia de la operación comercial (la compraventa de un bien o la prestación de un servicio). Entre los elementos que siempre tienen que constar, está el número de factura, la fecha de expedición de la misma, nombre y apellidos del cliente y de la empresa o autónomo, número de identificación fiscal, domicilio del emisor y receptor, la descripción y concepto del bien o servicio, su precio, el IVA que se aplica, la retención del IRPF correspondiente, el importe a pagar y el día en el que se compró o se realizó el servicio.

Sobre la factura simplificada, es más sencilla que otras, ya que recoge los datos imprescindibles, sin necesidad de que sea mucho más exhausta que una completa, muy similar a la ordinaria. La factura simplificada se puede utilizar cuando el importe del bien o servicio prestado sea inferior a los 400 euros (IVA incluido), por ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas, servicios de hostelería, discotecas, peluquerías, revelado de fotografías, aparcamientos de vehículos, tintorerías y autopistas de peaje.

Por lo que respecta a la factura rectificativa, es la que se realiza cuando hay que enmendar o corregir un error de una factura anterior. Esto se puede deber a un error en el importe, a que en la anterior factura faltaba algún dato por completar o bien a que el cliente ha devuelto el producto. Por otro lado, es posible corregir varias facturas en una sola factura rectificativa.

Como pasa con la ordinaria, tiene que indicarse el número de factura y la fecha de expedición, la rectificación y los motivos que la causan e indicar la modificación oportuna en el importe final.

También existe la factura recapitulativa, que es la que permite recoger distintas operaciones, trabajos y servicios efectuados a un mismo destinatario. Eso sí, tienen que ser servicios realizados dentro del mismo mes.

El quinto tipo de factura es la proforma, que sirve como un borrador. En este caso, reafirma el compromiso del vendedor de proporcionar al cliente los bienes y servicios que constan en este documento y el precio al que los comercializa. El objetivo es proporcionar al destinatario toda la información que necesita sobre los bienes y servicios que adquirirá.

Por último, está la factura electrónica, que cada vez es más utilizada. Tiene las mismas características que una factura ordinaria, con la diferencia de que está digitalizada por medios electrónicos, como un ordenador.