Si quieres dejar de procrastinar, esto es lo que tienes que hacer

Mediados de septiembre y a muchos de nosotros sólo de pensar en lo que se nos viene encima nos genera un estado de desaliento, que desde luego, no contribuye positivamente en este momento vital.

Entre todas esas tareas pendientes es posible que, en nuestro afán de abarcar cuanto más mejor, decidamos aplazar alguna de ellas para más adelante. Suele ocurrir con las menos gratificantes.

Si hacemos esto en septiembre, si procrastinamos en septiembre, debemos saber que es muy posible que en septiembre del próximo año y del siguiente, volvamos a hacerlo. Pero por suerte hay remedio para todo.

Procrastinar, es aplazar para otro momento alguna tarea que tenemos pendiente y sustituirla por otra u otras que nos resultan más gratificantes. Hay estrategia detrás (generalmente inconsciente), pero lo normal es que nos contemos a nosotros mismos todo tipo de argucias para convencernos de que esas tareas que nos gustan más son muchísimo más importantes que las procrastinadas.

Porque en realidad, cuando procrastinamos, lo que estamos haciendo es esquivar una responsabilidad, o la toma de una decisión.

Sólo hay dos soluciones para la procrastinación: coger el toro por los cuernos, es decir, realizar esa tarea cuanto antes y quitárnosla de encima, o por el contrario, aceptar que esa tarea nunca la vamos a llevar a cabo, es decir, borrarla para siempre de nuestra lista de tareas pendientes.

Como explica la experta en gestión del tiempo, Gema Sánchez Cabezudo “esta procrastinación tiene que ver con ese no saber priorizar y no saber qué es lo importante, o con esa capacidad también de generar importancia a todas las cosas que hacemos.”

La conclusión es que no tenemos nada clara la diferencia entre las cosas importantes y las urgentes.Y ahí está la verdadera clave no sólo para no procrastinar, también para aprender a gestionar mejor nuestro tiempo.

Generalmente ”creemos que todo es importante y damos importancia por igual a las mismas cosas y tenemos la sensación de no llegar a nada. Confundimos lo urgente con lo importante porque lo urgente son tareas que requieren nuestra respuesta inmediata, pero no todo lo urgente es importante. Lo que ocurre es que nuestro cerebro está acostumbrado a que se le demande mucha información y a que se le requiera una respuesta en el momento", explica Sánchez Cabezudo.

O sea, que la clave es poder pararnos para discernir entre lo que es importante y lo urgente. Correcto, pero ¿cómo podemos saberlo?

Fácil. Sólo debemos preguntarnos para qué estamos haciendo cada cosa en cada momento.

“Dedicarnos un espacio a identificar lo que realmente es importante en nuestra vida, es lo que nos va a ayudar a poder hacer mejores elecciones a la hora de aprovechar nuestro tiempo”, explica Sánchez Cabezudo. Merece la pena dedicar un tiempo a aprender a gestionar el tiempo.

Si la respuesta a esta pregunta tiene que ver con el corto plazo, seguro que se trata de algo urgente (que no necesariamente es importante) y si la respuesta tiene que ver con el medio-largo plazo, se trata de algo importante, de algo que tiene que ver con lo que es relevante para nosotros, con nuestros valores.

Lo urgente requiere nuestra respuesta inmediata y lo importante nos exige que seamos proactivos.

Una vez que hemos identificado aquello que es importante para nosotros y hemos puesto foco en ello, podemos hacer dos listas diferentes de cosas por hacer: una con las cosas urgentes y otra con las cosas importantes.

De la lista de tareas urgentes conviene descartar aquellas que no tengan nada que ver con nuestro foco, para ello es interesante aprender a decir no a ciertas cosas y aprender a delegar o pedir ayuda para aquellas otras que no necesariamente tenemos que acometer nosotros.

¿Y si una tarea está en ambas listas? Esas son las cosas que deberíamos llevar a cabo cuanto antes. Con un ejemplo se entiende mejor;

Llegamos a casa una tarde con la idea de ayudar a nuestro hijo a hacer los deberes y nos encontramos que el niño está con 40 de fiebre. Los deberes del niño son urgentes (porque si no los hace esa tarde ya no sirve de mucho) pero realmente no es lo más importante en ese momento.

La fiebre sí es urgente y sí es importante ya que tiene que ver con la salud de nuestro hijo, con su vida al fin y al cabo. En el momento en que tenemos esta distinción clara, la decisión es muy fácil de tomar. Cogemos al niño y lo llevamos al médico. Los deberes pasan a un segundo plano. Ya los hará luego, si es posible.

Este ejemplo es interesante para comprobar cómo el contexto influye mucho en la clasificación de la tarea. Porque ese día en concreto, los deberes no son importantes, sin embargo otro día, puede ocurrir que ayudar a nuestro hijos con sus tareas del colegio adquiera otra relevancia y eso nos lleve, por ejemplo, a cancelar nuestra clase semanal de yoga.

Por eso, explica Sánchez Cabezudo, "Este nuevo concepto de gestión del tiempo no tiene tanto que ver con conseguir hacerlo todo, sino con saber qué estoy haciendo en cada momento, qué es lo realmente importante para mí en cada momento."

Una vez que tenemos la lista de tareas importantes que llevar a cabo, otro buen consejo es el de simplificar esa lista al máximo. Resulta muy eficaz hacernos esquemas o mapas mentales agrupando tareas por similitud, con colores o palabras clave que nos faciliten identificarlas de un solo vistazo. Pon fechas y asigna un espacio y un tiempo para cada cosa. La clave está en generar un orden y una estructura.

Busca aliados en los que delegar; poder aprovechar los talentos de las personas que están alrededor, es un buen secreto para aprovechar mejor el tiempo.

Es importante también que podamos tachar y celebrar aquello que vayamos haciendo, tener sensación de ir cerrando tareas.

Otra actitud que nos puede ayudar mucho es la de olvidarnos del perfeccionismo, ya que muchas veces el tiempo extra que dedicamos a mejorar algo, no merece la pena porque la mejora no es proporcional al tiempo que le hemos dedicado.

Aceptar que no todo lo que hacemos nos tiene que gustar en el momento, también es muy útil. Para ese tipo de tareas (importantes pero menos gratificantes) es interesante no perder el foco, saber que el beneficio vendrá a medio o largo plazo.

Y sobre todo, tener muy claro que para aprender a gestionar el tiempo, además de estos consejos, hace falta disciplina y voluntad.